Come Cisalfa ha governato la shadow AI adottando Microsoft 365 Copilot in totale sicurezza
Cisalfa Group ha scelto di integrare l’intelligenza artificiale generativa nel proprio ecosistema digitale in modo governato e sicuro. Con il supporto di WeAreProject, ha strutturato un percorso di adozione di Microsoft 365 Copilot che ha coinvolto le figure chiave dell’organizzazione, garantendo continuità, sicurezza e un’adozione concreta e misurabile.
Il committente: Cisalfa Group
Cisalfa Group è uno dei principali operatori del retail sportivo in Italia, con una rete capillare di punti vendita e migliaia di collaboratori distribuiti tra sede centrale e negozi sul territorio nazionale. Per una realtà di questa dimensione, innovare in modo coordinato e sicuro è una priorità tanto quanto garantire la continuità operativa quotidiana.
L’esigenza: un’AI integrata e governata dall’IT
Come in molte organizzazioni, anche in Cisalfa i collaboratori avevano iniziato a esplorare gli strumenti di intelligenza artificiale generativa disponibili. L’obiettivo del dipartimento IT non era certamente quello di bloccare questa tendenza, ma orientarla verso soluzioni integrate nell’ecosistema aziendale già in uso, così da garantire il controllo e la sicurezza delle informazioni.
Come ha spiegato Fabio Freti, responsabile operation e infrastrutture di Cisalfa:
“La valutazione iniziale si è concentrata sull’opportunità di utilizzare strumenti già integrati nell’ecosistema Microsoft 365, per garantire sicurezza e limitare la dispersione di dati aziendali verso l’esterno.”
La soluzione: Microsoft 365 Copilot
La scelta è ricaduta su Microsoft 365 Copilot, integrato nativamente nelle applicazioni che i collaboratori di Cisalfa già utilizzavano: Teams, Outlook, Word, PowerPoint ed Excel. Non è stato necessario introdurre nuove interfacce, abbassando fin da subito la barriera all’adozione.
Sul piano della sicurezza, ogni elaborazione avviene all’interno del tenant privato dell’azienda, senza alcuna trasmissione di dati verso server esterni.
WeAreProject ha affiancato Cisalfa in tutte le fasi del progetto: dalla definizione del perimetro iniziale alla strutturazione di un programma pilota su un gruppo selezionato di figure chiave, con l’obiettivo di verificare il valore concreto dello strumento prima di estenderlo all’intera organizzazione.
Il percorso di formazione
Avviare le licenze era solo il punto di partenza. Chiara Da Cruz, responsabile formazione e sviluppo di Cisalfa, aveva già definito una policy interna sull’uso dell’intelligenza artificiale. Su questa base WeAreProject ha costruito un percorso formativo strutturato, con sessioni che hanno riunito colleghi provenienti da funzioni diverse.
I contenuti hanno coperto gli aspetti più rilevanti per un utilizzo efficace e consapevole: dalla gestione sicura dei dati alle esercitazioni sui prompt, dalla creazione di agenti personalizzati all’integrazione con gli applicativi Microsoft 365. Particolare attenzione è stata dedicata al controllo umano sull’output generato, per promuovere un approccio critico e responsabile allo strumento.
I feedback raccolti al termine delle sessioni sono stati positivi. Come ha raccontato Chiara Da Cruz:
“I feedback dei colleghi sono stati molto positivi, con apprezzamento per la precisione e la disponibilità del docente che ha saputo rispondere prontamente a tutte le domande della classe.”
I risultati
Al termine del periodo pilota, il tasso di adozione delle licenze assegnate si è attestato al 97%, un risultato che in progetti di questo tipo è considerato molto soddisfacente. L’entusiasmo ha superato i confini del gruppo iniziale: altri dipendenti hanno iniziato a utilizzare con regolarità Microsoft 365 Copilot Chat, portando il totale degli utenti attivi a oltre 200 persone.
Sul piano operativo i miglioramenti sono già visibili in più aree: le riunioni con le consociate internazionali su Teams, le attività dell’ufficio acquisti e il lavoro del dipartimento legale hanno beneficiato di una maggiore efficienza nella gestione delle informazioni e nella produzione di contenuti.
I prossimi passi
Il progetto è ora in fase di evoluzione verso lo sviluppo di agenti AI verticali, pensati per automatizzare i processi che richiedono più tempo e risorse. Il team IT sta già testando un agente dedicato a Power BI, capace di rispondere a domande specifiche attingendo direttamente al glossario interno aziendale, con risultati già positivi in termini di coerenza e precisione delle risposte generate.
“La scelta di WeAreProject è stata naturale grazie alla partnership pluriennale e al supporto su licensing, consulenza tecnica e operation. La loro proposta ci ha permesso di strutturare un programma pilota serio, con licenze Microsoft 365 Copilot e formazione dedicata.”
Fabio Freti, responsabile operation e infrastrutture, Cisalfa Group.
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