Print management: cos’è, come funziona e quali sono i vantaggi

Un report sensibile dimenticato sul vassoio della stampante, accessibile a chiunque. Costi incontrollati per toner e carta che erodono il budget IT. Un dispositivo multifunzione non protetto che diventa la porta d’ingresso per un attacco informatico. Questi scenari, ancora troppo comuni, evidenziano una verità spesso sottovalutata: la gestione della stampa non è più una semplice attività operativa, ma una componente molto importante per la sicurezza e l’efficienza aziendale. 

C’è ancora poca consapevolezza riguardo all’impatto che una gestione non ottimale della stampa può avere sul business. Eppure, le moderne stampanti multifunzione sono veri e propri endpoint connessi alla rete, potenti e complessi quanto un computer, e come tali vanno gestiti e protetti. 

In questa guida completa, ti spiegheremo cos’è il print management, come funziona e perché i suoi vantaggi vanno ben oltre la semplice riduzione dei costi, toccando temi fondamentali come la sicurezza dei dati e la produttività. 

Cos’è il print management e perché è strategico per le aziende

Il print management, o gestione della stampa, è una strategia integrata di software, hardware e servizi progettata per governare, ottimizzare e proteggere l’intero ciclo di vita della stampa all’interno di un’organizzazione. 

Oggi questo tema è diventato strategico perché una stampante non è più una semplice periferica, ma un endpoint a tutti gli effetti, connesso alla rete aziendale e, come tale, un potenziale punto di vulnerabilità. Una gestione efficace si fonda su tre pilastri fondamentali che andremo ad approfondire: 

1. Ottimizzazione dei costi: controllare e ridurre gli sprechi di risorse. 
2. Aumento dell’efficienza operativa: automatizzare i processi e semplificare la gestione. 
3. Mitigazione dei rischi per la sicurezza: proteggere i dati e i dispositivi da accessi non autorizzati e attacchi informatici. 

Come funziona un sistema di print management

Un sistema di print management si basa su una piattaforma centralizzata che permette di monitorare e governare l’intero parco stampanti. Le sue funzionalità chiave trasformano la stampa da un’attività decentralizzata e incontrollata a un processo gestito e misurabile. 

Ecco gli elementi pratici che compongono una soluzione completa: 

• Software di monitoraggio: offre una visione centralizzata in tempo reale di tutti i dispositivi di stampa, indipendentemente dalla loro marca o posizione. Permette di tracciare i volumi di stampa, monitorare i livelli dei consumabili (toner, carta) e ricevere alert proattivi in caso di guasti o malfunzionamenti. 
• Regole e policy di stampa: consente di implementare regole intelligenti per ottimizzare l’utilizzo e ridurre gli sprechi. Ad esempio, puoi impostare la stampa fronte-retro come predefinita per tutti, limitare l’uso del colore a specifici utenti o reparti, o indirizzare i lavori di stampa di grandi dimensioni verso i dispositivi più efficienti ed economici. 
• Autenticazione utente (pull printing): questa è una funzione fondamentale per la sicurezza. Con il “pull printing”, il lavoro di stampa non viene rilasciato immediatamente. Rimane in una coda sicura fino a quando l’utente non si autentica fisicamente presso la stampante, utilizzando un badge aziendale, un PIN, le credenziali di rete o persino lo smartphone. Questo elimina il rischio che documenti sensibili vengano lasciati incustoditi. 
• Reporting e analisi: la piattaforma genera report dettagliati sui volumi di stampa per utente, reparto, dispositivo o applicazione. Questi dati sono essenziali per analizzare i costi, identificare le aree di inefficienza e prendere decisioni informate per ottimizzare ulteriormente l’infrastruttura. 

I vantaggi del print management: oltre la riduzione dei costi

Implementare una strategia di print management porta benefici tangibili che vanno ben al di là del semplice risparmio economico, impattando positivamente sulla sicurezza, sulla produttività e sulla sostenibilità. Vediamoli più nel dettaglio. 

• Controllo e riduzione dei costi: il monitoraggio centralizzato e l’applicazione di policy di stampa intelligenti permettono di ridurre drasticamente gli sprechi di carta, toner ed energia, portando a un risparmio medio sui costi di stampa che può raggiungere il 30%. 
• Aumento della sicurezza: l’autenticazione utente (pull printing) garantisce che i documenti sensibili vengano ritirati solo dalle persone autorizzate. Inoltre, una gestione centralizzata assicura che tutti i dispositivi siano configurati con le policy di sicurezza corrette e che i firmware siano sempre aggiornati, riducendo le vulnerabilità. 
• Miglioramento dell’efficienza e della produttività: l’automazione del riordino dei consumabili e la gestione proattiva dei guasti riducono i fermi macchina. Il personale IT, liberato dalle attività di routine, può dedicarsi a progetti a maggior valore, mentre gli utenti finali beneficiano di un servizio di stampa più affidabile e sempre disponibile. 
• Sostenibilità ambientale: stampare meno e meglio significa consumare meno carta, meno energia e produrre meno rifiuti. Una strategia di print management contribuisce in modo concreto al raggiungimento degli obiettivi di sostenibilità (ESG) della tua azienda. 
• Gestione centralizzata e semplificata: avere un unico punto di controllo per l’intero parco stampanti, anche in aziende con più sedi, semplifica enormemente la gestione, il monitoraggio e la reportistica, fornendo una visione d’insieme chiara e completa. 

La sicurezza nel print management: come proteggere i dati aziendali

Il parco stampanti va considerato come parte integrante del network aziendale e, per questo, monitorato e difeso. I sistemi di stampa sono sempre più vulnerabili proprio perché la loro intelligenza continua a crescere, permettendo di integrare applicazioni e nuove funzioni. Eppure, la loro sicurezza è ancora troppo spesso sottovalutata. 

Secondo uno studio di Censuswide, il 48% delle PMI italiane non protegge adeguatamente le proprie stampanti e dispositivi multifunzione in rete. Questo dato è allarmante, perché una stampante non protetta può diventare un facile punto di accesso per rubare dati sensibili, lanciare attacchi verso altri sistemi della rete o intercettare documenti in transito. 

Per mitigare questi rischi, è necessario adottare una serie di contromisure e best practice: 

• Monitoraggio della rete: tratta le stampanti come qualsiasi altro endpoint. Includile nelle scansioni di vulnerabilità e monitora il loro traffico di rete per individuare comportamenti anomali. 
• Controllo del firmware e del BIOS: scegli dispositivi di brand che pongono grande attenzione alla sicurezza e che offrono meccanismi di autoprotezione. È fondamentale che qualsiasi anomalia a livello di firmware o BIOS venga segnalata automaticamente e che gli aggiornamenti siano sempre certificati. 
• Implementazione di soluzioni di autenticazione: come già accennato, il pull printing è la contromisura più efficace per proteggere la confidenzialità dei documenti. Assicura che solo gli utenti autorizzati possano accedere e ritirare le stampe. 
• Crittografia dei dati (secure printing): implementa protocolli che crittografano i dati sia “in-transit” (mentre viaggiano dal computer alla stampante) sia “at-rest” (quando sono memorizzati sul disco rigido del dispositivo), per proteggerli da eventuali intercettazioni. 

Come implementare una strategia di print management efficace

Implementare una strategia di print management significa intraprendere un percorso che richiede analisi, pianificazione e il supporto giusto. 

1. Assessment iniziale (analisi): il primo passo è sempre una valutazione approfondita dell’ambiente esistente. È necessario mappare l’infrastruttura (quanti e quali dispositivi), analizzare i reali volumi di stampa e comprendere le esigenze specifiche di ogni reparto o gruppo di utenti. 
2. Definizione degli obiettivi: sulla base dell’analisi, stabilisci cosa vuoi ottenere. Gli obiettivi devono essere chiari e misurabili, ad esempio: “ridurre i costi di stampa del 20% entro 12 mesi” o “eliminare tutte le stampe non autorizzate di documenti sensibili”. 
3. Scelta del partner tecnologico: il contributo di un partner qualificato è essenziale. Un esperto può guidarti nella scelta della soluzione software e hardware più adatta alle tue esigenze, progettare l’architettura del sistema e gestire l’integrazione con l’infrastruttura esistente, garantendo che la soluzione sia scalabile e a prova di futuro. 
4. Formazione del personale: anche la migliore tecnologia può fallire se le persone non la usano correttamente. È importante formare i dipendenti sulle nuove procedure (come l’autenticazione alla stampante) per massimizzare l’adozione, superare le resistenze al cambiamento e raccogliere tutti i benefici della nuova soluzione. 

FAQ sul Print Management

Cosa si intende per stampa gestita?

“Stampa gestita” e “print management” sono spesso usati come sinonimi. Entrambi i termini si riferiscono a un servizio completo, fornito da un partner esterno, che si occupa di gestire e ottimizzare l’intera infrastruttura di stampa di un’azienda, dall’hardware al software, dai consumabili all’assistenza. 

Quali sono i principali software di print management?

Esistono molte soluzioni software leader di mercato, ognuna con le proprie specificità. Alcuni dei nomi più noti includono PaperCut, MyQ e varie soluzioni proprietarie offerte dai grandi produttori di stampanti. La scelta del software giusto dipende dalle dimensioni dell’azienda, dalla complessità dell’infrastruttura e dagli obiettivi specifici. 

Il print management è adatto anche alle piccole aziende (PMI)?

Assolutamente sì. Sebbene i benefici siano più evidenti nelle grandi organizzazioni, anche le PMI possono ottenere un notevole ritorno sull’investimento. La riduzione dei costi, l’aumento della sicurezza e la semplificazione della gestione sono vantaggi importanti per aziende di qualsiasi dimensione. Molte soluzioni sono scalabili e offrono modelli di servizio adatti anche a budget più contenuti. 

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