Come adottare Microsoft Copilot in azienda: il nostro percorso con eGlue

L’AI generativa è il motore della nuova trasformazione digitale. Nel 2024, il mercato italiano dell’AI ha registrato una crescita del 58% rispetto all’anno precedente, con i progetti di GenAI a rappresentare da soli il 43% del valore (Osservatorio PoliMI). È una tecnologia giovane, ma già in grado di catalizzare l’interesse delle imprese, che oggi si interrogano su come sfruttarla in modo efficace, sicuro e sostenibile per la propria competitività.

In questo articolo esploriamo come WeAreProject ha affiancato eGlue – azienda italiana con oltre 40 anni di esperienza nel Customer Communication Management – in un percorso strutturato di adozione di Microsoft Copilot, l’assistente personale integrato nella suite di produttività Microsoft 365.

eGlue e la sfida dell’AI generativa

eGlue è un’azienda italiana che supporta organizzazioni di svariati settori – in particolare telco, energy & utilities, finance e industria – nella gestione dei flussi comunicativi con clienti e stakeholder. Nata nell’era dei flussi cartacei, eGlue ha fatto evolvere progressivamente il proprio modello diventando un digital service provider specializzato nella gestione di documenti e comunicazioni su canali fisici e digitali.

eGlue, che basa il proprio business su piattaforme sviluppare in-house, ha sempre fatto dell’innovazione uno dei propri asset distintivi. Non sorprende, quindi, che l’esplosione dell’AI generativa abbia suscitato un forte interesse a tutti i livelli aziendali, unito però alla consapevolezza che, per trasformare il trend in valore, servissero metodo e competenze. In caso contrario, l’azienda sarebbe andata incontro a tre rischi:

Un utilizzo spontaneo e disordinato degli strumenti di AI generativa (da ChatGPT a Gemini) da parte della workforce, con rischi non solo in chiave di produttività ma anche di protezione dei dati;
La frammentazione delle iniziative, demandate alla semplice ingegnosità e curiosità soggettiva;
Una fiducia eccessiva nelle potenzialità – reali o presunte – dell’AI generativa, che apparentemente si pone come soluzione a tutti i limiti di produttività ed efficienza di qualsiasi organizzazione.

Per affrontare queste sfide in modo strutturato, eGlue ha scelto di coinvolgere WeAreProject nel percorso di adozione dell’AI generativa, proseguendo un cammino condiviso che ha già visto le due aziende affiancate in numerosi progetti di trasformazione digitale basati su tecnologie Microsoft.

Microsoft Copilot in eGlue: il ruolo di WeAreProject

Ingaggiati per supportare l’adozione dell’AI generativa, abbiamo individuato in Microsoft Copilot la soluzione ideale: efficace, versatile e perfettamente integrabile con gli strumenti di produttività Microsoft già utilizzati in eGlue.

Un assessment approfondito

Ogni percorso di trasformazione inizia con un assessment, che in questo caso è stato determinante non solo per individuare le aree di applicazione a maggior potenziale, ma anche per valutare la solidità e la sicurezza dell’infrastruttura informativa, visto che Copilot può accedere a email, chat e repository documentali per supportare le attività quotidiane. Abbiamo quindi mappato le sorgenti di dati, analizzato le politiche di accesso e verificato l’eventuale esposizione non controllata delle informazioni, così da garantire un’adozione sicura e funzionale dello strumento.

Ciò che differenzia l’AI generativa – e in particolare Microsoft Copilot – da qualsiasi altro progetto di AI è proprio la sua portata estremamente estesa. Copilot può essere utilizzato praticamente in tutti i flussi e i processi di lavoro, e questo rende gli aspetti di sicurezza e protezione del dato ancor più centrali.

Il ruolo chiave della formazione

L’altra area fondamentale è stata la formazione. Microsoft Copilot è accessibile a tutta la workforce, ma il suo reale valore dipende dalla capacità di ciascuno di applicarlo ai propri task quotidiani, identificando le attività più facilmente automatizzabili e le opportunità di efficientamento dei processi.

Abbiamo quindi organizzato ed erogato sessioni di formazione finalizzate non solo a trasferire delle competenze tecniche, legate per esempio al prompt design e all’interazione efficace con l’LLM, ma soprattutto a chiarire cosa ci si possa realmente aspettare da Microsoft Copilot in base al proprio ruolo, agli obiettivi professionali e ai relativi permessi. La formazione, dal taglio pratico e interattivo, è stata fondamentale per stimolare un’evoluzione culturale profonda, destinata a diventare la base del futuro digitale di eGlue.

Le sessioni formative, inoltre, sono diventate un prezioso strumento di ascolto: hanno fatto emergere esigenze specifiche, spunti di utilizzo e aree di massimo potenziale dell’AI generativa, aiutando eGlue a mappare con chiarezza i casi d’uso più promettenti ed eventuali estensioni.

Il percorso di adozione e i principali casi d’uso

eGlue ha optato per un’adozione di Microsoft Copilot graduale, controllata e monitorata, così da ottenere un riscontro oggettivo sui suoi benefici prima dell’estensione su larga scala.

Per prima cosa, l’azienda ha coinvolto un gruppo ristretto di utenti (i cosiddetti pionieri), selezionati da diverse funzioni aziendali, con il compito di testare Microsoft Copilot sul campo integrandolo nei processi e nelle attività di lavoro, ovviamente in linea con quanto appreso dalle sessioni di formazione. Da qui, sono scaturiti feedback su punti di forza, limiti e reali potenzialità dello strumento.

I pionieri sono quindi diventati evangelisti e hanno contribuito a diffondere competenze e consapevolezza all’interno dei rispettivi team. In questo modo, l’utilizzo di Copilot ha iniziato a radicarsi nei processi, dando forma a casi d’uso concreti e orientati al valore.

Dall’HR al documentale: dove l’AI generativa e Copilot fanno la differenza

Una delle prime evidenze è stata la capacità di Copilot di generare valore nelle attività più comuni, dalla sintesi delle riunioni, fino alla creazione assistita di presentazioni PowerPoint a partire da documenti interni o da semplici elenchi puntati.

Tra gli ambiti applicativi più specifici, Copilot è già impiegato in area HR a supporto dei processi di selezione del personale: il tool genera domande aggiuntive a partire da elenchi predefiniti, suggerisce spunti per i colloqui e contribuisce ad affinare le valutazioni.

Anche nell’IT lo strumento sta mostrando un impatto concreto: sviluppatori e sistemisti lo utilizzano per supportare la scrittura e il testing del codice, ma anche per recuperare conoscenza tecnica su sistemi legacy. In un’azienda con oltre 40 anni di storia (e di codice), questo si traduce in un contributo tangibile alla riduzione del debito tecnico.

eGlue sta inoltre sperimentando l’uso di modelli generativi in due ambiti strategici: il customer support, dove l’obiettivo è affiancare gli operatori con AI agents capaci di fornire rapidamente conoscenza attingendo a documentazione e CRM; e la gestione documentale, per automatizzare attività come classificazione ed estrazione di dati da contenuti non strutturati.

Risultati promettenti: meno routine, più valore

Data la portata trasversale, è certamente complesso valutare in modo preciso l’impatto di strumenti come Microsoft Copilot sulla produttività e l’efficienza aziendale. Tuttavia, pur con ulteriori margini di ottimizzazione, eGlue ha già registrato un incremento generale della produttività — e una contestuale riduzione dei tempi — compreso tra il 10% e il 15% sui task di tutti i giorni, a partire ovviamente dalle attività ripetitive. Su questo fronte Copilot ha mostrato un impatto pressoché immediato, riducendo il tempo necessario per operazioni come la creazione di presentazioni, l’analisi o la riorganizzazione di contenuti.

Un dato significativo arriva inoltre nell’ambito specifico dello sviluppo software: nelle attività solitamente affidate a profili junior, i tempi di sviluppo si sono letteralmente dimezzati (-50%) e questo risultato, oltre a confermare l’efficacia dello strumento, apre riflessioni importanti sul modo in cui l’intelligenza artificiale sta ridefinendo le professionalità dell’IT.

Probabilmente, i risultati più rilevanti non sono sintetizzabili in numeri e statistiche. Grazie anche all’apporto di WeAreProject, l’adozione di Copilot sta contribuendo a trasformare la cultura organizzativa di eGlue, rendendola più moderna, orientata all’innovazione, proiettata verso il futuro e capace di attrarre giovani talenti.